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[INSIGHTS & IDEAS] Communication des documents de la copropriété : les obligations du syndic


Votre syndic a pour obligation de permettre à chacun des copropriétaires de votre immeuble d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé qui concernent votre copropriété (art. 577-8, §4, 11° du Code civil). Plus facile à dire qu'à faire!

La manière d’avoir accès à ces documents est définie soit dans le règlement de copropriété, soit par l’assemblée générale.

Protection de la vie privée

L’accès aux documents de la copropriété est limité à ceux à caractère non-privé, le but étant, bien entendu, de respecter la vie privée. Pas question par exemple d'afficher dans le hall de votre immeuble les données personnelles de chacun.

Mais la Commission de la vie privée a estimé que chaque copropriétaire était néanmoins en droit de connaître la situation financière des autres copropriétaires à l’égard de l’immeuble. Vos dettes à l'égard de l'association des copropriétaires ne sont donc pas considérées comme des données privées. Par contre votre date de naissance ou votre situation matrimoniale ne concernent que vous.

On le voit, la limite entre les documents ou informations à caractère privé ou non-privé n’est pas toujours aisée à déterminer.

Où et quand les consulter ?

La consultation des documents doit pouvoir s’exercer dans des conditions normales.

La question est de savoir ce que sont des conditions normales en 2019. Ne serait-il pas normal que ces données puissent être consultées à tout moment par les copropriétaires? Il pourrait paraitre bien étrange d'exiger des copropriétaires qu'ils prennent un jour de congé pour consulter ces informations qui sont finalement les leurs pendant les heures de bureau uniquement...

La loi du 2 juin 2010 faisait référence à ce site internet mais la modification législative du 15 mai 2012 a supprimé cette mention de manière à ce que l’utilisation d’un site internet ne soit pas obligatoire.

La solution? KONVIVIO!

Pas obligatoire est une chose. Mais il est de bonne administration de procéder de la sorte. Surtout quand des solutions aussi simple existent et que celles-ci sont totalement gratuites pour les copropriétaires!

Dans la rubrique documents de votre espace sécurisé, vous trouvez non seulement les documents relatifs à votre copropriété qui doivent être mis à votre disposition par votre syndic. Vous pouvez également gérer les documents relatifs à votre seul appartement. Les documents stockés à cet endroit ne sont accessible qu'aux seules personnes que vous désignez. Jamais votre syndic n'y aura accès. 

Alors, ne vous privez pas d'en parler à votre syndic! Ce sera une solution win-win. Un travail facilité pour votre syndic et pour vous, un endroit centralisé pour archiver vos documents relatifs à votre bien!


Fred de Bueger,
Posté le 19-08-2019